PROJECT SECRETARY

Ausenco es una empresa de rápido crecimiento y grandes ideas.
Redefinimos lo que es posible en algunos de los proyectos más complejos y entornos más difíciles del mundo.
Entregamos soluciones innovadoras a través de estudios de consultoría de alto valor agregado; ejecución de proyectos; operación de activos y optimización de mantenimiento.
Desde 26 oficinas en 15 países, con proyectos en más de 80 ubicaciones en todo el mundo, creamos resultados sostenibles para nuestra gente, clientes y comunidades.
Nuestro equipo en Chile se encuentra en un proceso de crecimiento constante, actualmente nos encontramos reclutando un/a Project Secretary para unirse a nuestra línea de negocios de Project Controls en Global Consulting en la oficina de Santiago- Chile.
Acerca del rol ·Proveer soporte en administrar calendarios, horarios de reuniones y citas complicados y en constante cambio.
·Planificar itinerarios de viaje complejos.
vuelos nacionales e internacionales, alojamiento y transporte.
·Documentar y distribuir minutas de reuniones, dar seguimiento al registro de acciones para garantizar el cumplimiento y mantener los archivos compartidos.
·Proveer soporte en la organización de eventos locales como eventos institucionales.
·Solicitar compra de bienes y servicios de tipo gastos generales, preparar y dar seguimiento al reembolso de informes de gastos de tarjetas de crédito corporativas en Oracle.
·Traducir español-inglés-español y formatear documentos corporativos.
presentaciones, informes técnicos, currículums, plantillas, cartas.
·Asistir a los ejecutivos cuando visiten la oficina de Santiago.
programación de agenda, reserva de oficinas, llamadas, traslados y cualquier otra necesidad durante su estadía.
·Coordinar y dar seguimiento al inicio y cierre administrativo formal de proyectos.
·Enviar por correo o subir en plataforma, documentación requerida para auditorías quincenales/mensuales del cliente.
compromisos laborales y de HSE.
·Planificar la movilización de personal a sitios mineros (planilla Ausenco y subcontratistas).
aprobación de JMP, coordinación de inducciones de seguridad, evaluaciones médicas, seguro de salud, vuelos nacionales o internacionales, transporte, alojamiento, alimentación, equipo de protección personal, viáticos, alquiler de camionetas, equipos o herramientas, y otras necesidades del proyecto.
·De ser requerido por el proyecto, administrar los fondos de caja chica, así como la preparación y seguimiento de los Informes de Gastos en Oracle.
usenco es una empresa de rápido crecimiento y grandes ideas.
Redefinimos lo que es posible en algunos de los proyectos más complejos y entornos más difíciles del mundo.
Entregamos soluciones innovadoras a través de estudios de consultoría de alto valor agregado; ejecución de proyectos; operación de activos y optimización de mantenimiento.
Desde 26 oficinas en 15 países, con proyectos en más de 80 ubicaciones en todo el mundo, creamos resultados sostenibles para nuestra gente, clientes y comunidades.
Nuestro equipo en Chile se encuentra en un proceso de crecimiento constante, actualmente nos encontramos reclutando un/a Project Secretary para unirse a nuestra línea de negocios de Project Controls en Global Consulting en la oficina de Santiago- Chile.
Acerca del rol ·Proveer soporte en administrar calendarios, horarios de reuniones y citas complicados y en constante cambio.
·Planificar itinerarios de viaje complejos.
vuelos nacionales e internacionales, alojamiento y transporte.
·Documentar y distribuir minutas de reuniones, dar seguimiento al registro de acciones para garantizar el cumplimiento y mantener los archivos compartidos.
·Proveer soporte en la organización de eventos locales como eventos institucionales.
·Solicitar compra de bienes y servicios de tipo gastos generales, preparar y dar seguimiento al reembolso de informes de gastos de tarjetas de crédito corporativas en Oracle.
·Traducir español-inglés-español y formatear documentos corporativos.
presentaciones, informes técnicos, currículums, plantillas, cartas.
·Asistir a los ejecutivos cuando visiten la oficina de Santiago.
programación de agenda, reserva de oficinas, llamadas, traslados y cualquier otra necesidad durante su estadía.
·Coordinar y dar seguimiento al inicio y cierre administrativo formal de proyectos.
·Enviar por correo o subir en plataforma, documentación requerida para auditorías quincenales/mensuales del cliente.
compromisos laborales y de HSE.
·Planificar la movilización de personal a sitios mineros (planilla Ausenco y subcontratistas).
aprobación de JMP, coordinación de inducciones de seguridad, evaluaciones médicas, seguro de salud, vuelos nacionales o internacionales, transporte, alojamiento, alimentación, equipo de protección personal, viáticos, alquiler de camionetas, equipos o herramientas, y otras necesidades del proyecto.
·De ser requerido por el proyecto, administrar los fondos de caja chica, así como la preparación y seguimiento de los Informes de Gastos en Oracle.
cerca de ti ·Idealmente profesional administrativo con título de licenciatura afín o con estudios de especialización como asistente ejecutivo/a; ·+3 años de experiencia laboral en roles similares, deseable en empresas multinacionales; experiencia en coordinación de viajes y planificación de eventos y formateo de documentos.
·Idioma inglés a nivel avanzado o nivel que permita interactuar con oficinas en Australia, Canadá u otros.
·Microsoft Office avanzado excluyente.
Nuestra gente no se conforma con el statu quo.
Si tienes espíritu emprendedor y quieres ayudar a establecer un nuevo estándar en sostenibilidad, te ayudaremos a encontrar tu lugar.
Esto significa trabajar contigo para desarrollar una trayectoria profesional y un conjunto de habilidades que coincidan con tu ambición.
Estamos orgullosos del trabajo que hacemos y lo hacemos dentro de unacultura abierta, honesta y cooperativa.
Tenemos un historial de atraer a personas visionarias que aceptan desafíos y brindan soluciones creativas para cada proyecto, y tu voz es una parte importante de esa conversación.
Como compañía global creemos en la diversidad y la impulsamos en su sentido más amplio - identidad de género, expresión de género, orientación sexual, edad, experiencia, nacionalidad, etnia, idioma, religión, educación, discapacidad, habilidades, estilos de trabajo y dónde te encuentras ubicado.
Nuestro ambiente de trabajo se basa en la confianza y el respeto por los derechos y las oportunidades de todos los individuos.
#LI-Hybrid, Acerca de ti ·Idealmente profesional administrativo con título de licenciatura afín o con estudios de especialización como asistente ejecutivo/a; ·+3 años de experiencia laboral en roles similares, deseable en empresas multinacionales; experiencia en coordinación de viajes y planificación de eventos y formateo de documentos.
·Idioma inglés a nivel avanzado o nivel que permita interactuar con oficinas en Australia, Canadá u otros.
·Microsoft Office avanzado excluyente.
Nuestra gente no se conforma con el statu quo.
Si tienes espíritu emprendedor y quieres ayudar a establecer un nuevo estándar en sostenibilidad, te ayudaremos a encontrar tu lugar.
Esto significa trabajar contigo para desarrollar una trayectoria profesional y un conjunto de habilidades que coincidan con tu ambición.
Estamos orgullosos del trabajo que hacemos y lo hacemos dentro de unacultura abierta, honesta y cooperativa.
Tenemos un historial de atraer a personas visionarias que aceptan desafíos y brindan soluciones creativas para cada proyecto, y tu voz es una parte importante de esa conversación.
Como compañía global creemos en la diversidad y la impulsamos en su sentido más amplio - identidad de género, expresión de género, orientación sexual, edad, experiencia, nacionalidad, etnia, idioma, religión, educación, discapacidad, habilidades, estilos de trabajo y dónde te encuentras ubicado.
Nuestro ambiente de trabajo se basa en la confianza y el respeto por los derechos y las oportunidades de todos los individuos.
#LI-Hybrid,